Spis treści
Handlowiec kończy rozmowę z klientem, otwiera CRM i przez piętnaście minut próbuje odtworzyć z pamięci, co zostało ustalone. Notatka trafia do systemu w skróconej wersji, bo czasu jest mało, a rozmów w kalendarzu dużo. Pipedrive Nova powstała po to, żeby ten moment przestał być punktem, w którym pipeline traci najwięcej danych.
Nova to narzędzie do analizy spotkań wbudowane bezpośrednio w Pipedrive, dostępne obecnie w programie beta i włączane dla wszystkich planów bez dodatkowych kosztów.
Przed rozmową Nova przygotowuje brief na podstawie danych CRM. Podczas spotkania nagrywa i transkrybuje rozmowę. Po jej zakończeniu generuje podsumowanie i proponuje aktualizacje CRM, które ktoś musi zatwierdzić. Twój Pipedrive nie zmienia się przy tym w nic innego niż dotychczas: Nova otwiera się jako osobna karta, a korzystanie z Nova nie wymusza rezygnacji z dotychczasowego sposobu pracy w lejku.
Spotkania w Nova otwierają się jako osobny widok, w którym widać zarówno nadchodzące rozmowy, jak i te już zakończone razem z transkrypcją. Korzystanie z Nova nie wymaga osobnego szkolenia zespołu: interfejs jest prosty, a większość pracy dzieje się automatycznie w tle. Pipedrive Nova rośnie właśnie w tym kierunku, w stronę narzędzia, które nie dokłada kolejnego ekranu do sprawdzania, tylko wypełnia dane, które i tak powinny się znaleźć w CRM.
Zanim handlowiec wybierze numer, Nova już wie więcej niż on. Twoje spotkania trafiają do systemu z automatycznie wygenerowanym kontekstem: historią kontaktu, etapem szansy sprzedaży, ostatnimi działaniami zapisanymi w CRM. To eliminuje sytuację, w której SDR i AE zadają klientowi te same pytania, bo żaden z nich nie sprawdził wcześniej notatek kolegi.
Pipedrive Nova czerpie ten kontekst wyłącznie z danych, które już masz w systemie. Twój Pipedrive nie zmienia się w drugie źródło prawdy: to wciąż ten sam rekord szansy sprzedaży, tylko z dodatkową warstwą przygotowania przed rozmową.
Briefy przed spotkaniem powstają automatycznie na bazie danych z Pipedrive: e-maili, kalendarza, historii organizacji i ostatnich interakcji. Handlowiec wchodzi na rozmowę wiedząc, na jakim etapie negocjacji jest klient.
Domyślny szablon nie zawsze pasuje do sytuacji. Spersonalizowany brief pozwala dopasować zakres informacji do etapu lejka: inny zestaw danych ma sens przy pierwszym kontakcie, inny przy negocjacji warunków kontraktu.
Tu Nova rozdziela się na dwa tryby działania. Pipedrive Nova daje wybór między widocznym botem a cichym nagrywaniem z poziomu komputera, a wybór właściwego trybu zależy od tego, gdzie faktycznie odbywają się rozmowy sprzedażowe w danym zespole.
AI Notetaker dołącza do spotkań w Google Meet, Zoomie lub Microsoft Teams jako widoczny uczestnik listy obecności. Transkrypcja spotkań przebiega w czasie rzeczywistym, a treść trafia bezpośrednio do czatu spotkania i późniejszego podsumowania. Problem pojawia się przy klientach wrażliwych na obecność narzędzi trzecich na wideokonferencji: notatnik SI bywa czynnikiem, który trzeba wcześniej wyjaśnić, zanim ktokolwiek zacznie mówić o ofercie.
W czacie spotkania widać, że notatnik SI pracuje na bieżąco, więc uczestnicy mogą w dowolnym momencie sprawdzić, czy transkrypcja spotkań rejestruje rozmowę poprawnie.
Nova Companion to osobna aplikacja desktopowa działająca na macOS i Windows. Twój Nova Companion nie dołącza do spotkania jako uczestnik: przechwytuje dźwięk systemowy bezpośrednio z komputera, więc działa niezależnie od tego, czy rozmowa toczy się przez VoIP, zwykły telefon, czy odbywa się stacjonarnie przy biurku klienta.
Żeby zacząć, wystarczy pobrać i uruchomić Nova Companion na komputerze służbowym. Aplikacja desktopowa Nova Companion działa w tle, a przechwytywanie spotkań rozpoczyna się ręcznie, jednym kliknięciem, niezależnie od tego, czy spotkanie było wcześniej zaplanowane w kalendarzu, na przykład przy nieumówionym telefonie od klienta.
Zanim aplikacja desktopowa Nova Companion zacznie nagrywać, warto sprawdzić ustawienia Nova Companion odpowiedzialne za dostęp do mikrofonu i przechwytywanie dźwięku systemowego, bo system operacyjny często wymaga osobnej zgody na ten typ uprawnień. Twój Nova Companion zapamiętuje te ustawienia raz, więc kolejne uruchomienia nie wymagają ponownej konfiguracji. Sama transkrypcja audio trafia potem do tego samego miejsca, co nagrania z widocznego notatnika SI, czyli do widoku spotkania w Nova.
Spotkania w Nova zbierają w jednym miejscu nagrania z obu źródeł, więc handlowiec nie musi pamiętać, którym trybem akurat nagrywał daną rozmowę.
Kompatybilność z narzędziami do spotkań obejmuje Zoom, Google Meet, Teams i praktycznie każde inne narzędzie VoIP działające na komputerze, a dodatkowo mikrofon komputera przy spotkaniach stacjonarnych. Transkrypcja spotkań i przechwytywanie spotkań działają więc niezależnie od kanału, którym akurat rozmawia handlowiec, co ma znaczenie zwłaszcza w zespołach, gdzie różni ludzie mają różne nawyki komunikacyjne z klientami. Niezależnie od kanału, transkrypcja audio i przechwytywanie spotkań trafiają do tego samego widoku, więc nikt nie musi szukać nagrania w kilku miejscach.
Automatyzacja nagrywania rozmów nie zwalnia nikogo z odpowiedzialności prawnej. Uczestnicy spotkania muszą wiedzieć, że rozmowa jest transkrybowana, zanim ona się zacznie, niezależnie od tego, czy nagrywa notatnik SI, czy Nova Companion w tle. Transkrypcja spotkań zawsze zaczyna się dopiero po tym etapie. Organizator spotkania odpowiada za to, żeby zgoda została odebrana zgodnie z lokalnymi przepisami.
Powiadomienia o transkrypcji pojawiają się przed rozpoczęciem nagrywania: uczestnik widzi ekran potwierdzenia i może się zgodzić albo odmówić. Dane klienta trafiające do transkrypcji i dalej do modeli AI to temat, który dział prawny zapyta jako pierwszy.
Uczestnicy spotkania mogą zawsze odmówić zgody na nagrywanie, a wtedy Nova nie przechwytuje dźwięku. Czat spotkania i pełna transkrypcja są dostępne wyłącznie dla osób z odpowiednim dostępem w CRM.
Po zakończeniu spotkania Nova przetwarza nagranie i przekłada je na konkretne dane CRM, zamiast zostawiać surową transkrypcję, której nikt później nie przeczyta w całości. Spotkania i działania łączą się w jeden ciąg: rozmowa, wnioski, zadanie do wykonania, a działania po spotkaniu stają się naturalnym efektem tego procesu, nie osobnym obowiązkiem do wykonania później.
Działania po spotkaniu są generowane automatycznie na bazie treści rozmowy: kto co obiecał, jaki jest następny krok, do kiedy trzeba wrócić z ofertą. To bezpośrednio adresuje problem, który każdy AE zna z własnego doświadczenia: follow-up ginie, bo między jedną rozmową a drugą nie ma fizycznie czasu, żeby go zapisać. Działania po spotkaniu trafiają do systemu zanim ten moment minie.
Spotkania i działania łączą się też wtedy, gdy rozmowa dotyczyła kilku wątków naraz, na przykład ceny i terminu wdrożenia. Działania po spotkaniu obejmują wtedy osobne zadania dla każdego wątku. Dla managera oznacza to, że działania po spotkaniu w rekordzie szansy sprzedaży są od razu policzalne.
Podsumowanie spotkania to skrócona wersja rozmowy, czytelna dla kogoś, kto na niej nie był. Notatnik SI generuje ją automatycznie, a manager sprzedaży może w kilkanaście sekund zorientować się, jak poszła rozmowa, zamiast przesłuchiwać nagranie albo czytać pełną transkrypcję. Pipedrive CRM zyskuje w ten sposób warstwę kontekstu, która wcześniej istniała wyłącznie w głowie handlowca.
Żadna z tych sugestii nie zapisuje się automatycznie, i to jest celowe ograniczenie, nie niedopatrzenie. Sugerowane aktualizacje CRM trafiają do rekordu szansy sprzedaży, osoby albo organizacji dopiero po ręcznym zatwierdzeniu. Aktualizacje CRM stosowane bez kontroli człowieka to prosta droga do pipeline’u, który wygląda dobrze na dashboardzie, ale nie odzwierciedla rzeczywistości. Dane CRM pozostają nienaruszone do momentu, aż ktoś świadomie zdecyduje, że sugestia ma sens.
Dane CRM zebrane w ten sposób są dokładniejsze niż notatki pisane pospiesznie między spotkaniami.
Pipedrive Nova wymaga tych samych uprawnień co dostęp do zaplanowanych spotkań, więc administrator musi świadomie zdecydować, kto w zespole w ogóle powinien mieć dostęp do tej funkcji.
Ustawienia Nova Companion warto sprawdzić przed pierwszym użyciem: czy aplikacja ma dostęp do mikrofonu i dźwięku systemowego, czy działa w tle bez zakłócania innych programów na komputerze. Twój Pipedrive pozwala też ustawić, dla kogo funkcja jest włączona, a dla kogo pozostaje wyłączona domyślnie. Drugie ustawienia Nova Companion, warte sprawdzenia, dotyczą częstotliwości przechwytywania spotkań offline, czyli tych bez aktywnego połączenia wideo.
Aplikacja desktopowa Nova Companion i Twój Nova Companion to w praktyce dwa aspekty tego samego narzędzia: jedno to program na komputerze, drugie to Twoje osobiste ustawienia w nim zapisane. Pipedrive Nova traktuje je jako jeden spójny profil, niezależnie od tego, na ilu urządzeniach handlowiec pracuje.
Ustawienia synchronizacji spotkań decydują o tym, czy Nova pobiera dane z kalendarza automatycznie. Ustawienia Nova w tym obszarze wpływają na to, czy briefy przed spotkaniem w ogóle się generują.
Zarządzanie dostępem użytkowników to temat, który łatwo pominąć na starcie, a kosztuje najwięcej później. Jeśli dostęp dostaje cały zespół bez rozróżnienia ról, ekran spotkań szybko zapełnia się nagraniami, których nikt nie przegląda, a które i tak zawierają dane klienta wymagające ochrony. Dobrze skonfigurowane zarządzanie dostępem ogranicza widoczność nagrań do przełożonego i samego handlowca, zamiast udostępniać cały ekran spotkań całej organizacji.
Powiadomienia Slack informują o zakończonym przetwarzaniu nagrania i gotowym podsumowaniu, więc handlowiec nie musi ręcznie wracać do Nova, żeby sprawdzić, czy coś już jest gotowe. Integracja z Gmail działa w podobnym duchu: kontekst ze skrzynki trafia do briefu przed spotkaniem bez konieczności ręcznego kopiowania treści maili. Bez integracji z Gmail część tego kontekstu po prostu by nie powstała, bo Nova nie miałaby dostępu do historii korespondencji z klientem.
Korzystanie z Nova ma największy sens tam, gdzie zespół prowadzi dużo spotkań w krótkim czasie, a ręczne notowanie i aktualizowanie CRM stało się wąskim gardłem procesu. Przy dwóch, trzech rozmowach dziennie korzyść z automatyzacji bywa mniejsza niż koszt wdrożenia.
Wyłączenie Nova dla użytkownika albo całego zespołu jest możliwe w każdej chwili, co ma znaczenie, jeśli program beta okaże się niedopracowany. Warto testować funkcję Nova na węższej grupie, zanim padnie decyzja o włączeniu jej dla całego działu: to pozwala ocenić wpływ na jakość danych w Twoim Pipedrive.
Sensowny test: dwóch, trzech handlowców korzysta z Nova Companion przez dwa tygodnie, a manager porównuje jakość ich rekordów CRM z resztą zespołu, sprawdzając, czy notatnik SI skraca czas potrzebny na aktualizację pipeline’u. Jeśli różnica jest widoczna, korzystanie z Nova warto rozszerzyć. Jeśli nie, lepiej poczekać, aż program beta dojrzeje do pełnej wersji.
Pipedrive jako CRM od lat pozycjonuje się jako narzędzie zbudowane wokół pipeline’u, nie wokół samej dokumentacji. Nova jest pierwszym poważnym krokiem w stronę tego, żeby ta dokumentacja przestała być osobnym zadaniem, a stała się produktem ubocznym normalnej pracy handlowca.
Chyba nie chcesz przegapić najnowszych wiadomości, specjalnych ofert oraz ekskluzywnych porad, prawda? Dołącz do naszej społeczności i bądź na bieżąco z tym, co najlepsze!
branżowe informacje, których jeszcze nie znają inni
promocje tylko dla subskrybentów
inspirujące treści i praktyczne porady
Dowiedz się więcej o danym sektorze. Czytaj merytoryczne wpisy naszych ekspertów sprzedaży, w których dzielą
się praktycznym doświadczeniem nie tylko w sprzedaży.
Chcesz podbić rynek bez bólu głowy? Outsourcing to nasza specjalność! Daj nam znać, a pomożemy, zanim zaczniesz się zastanawiać nad drugą kawą. Czekamy na Twój sygnał!
Jesteśmy częścią
Twojego Zespołu
Oferta
Firma
© 2023 Sales Agency
